|
|
 |
|
|
|
|
|
Aptus, ID wpisu: 8471 / 488
Obecnie w każdym zakresie ludzkiej działalności, czy to naukowej, czy zawodowej, czy osobistej, coraz większe znaczenie zyskuje specjalizacja. "Pan złota rączka" a więc spec od wszystkiego jest dziś specem od niczego, bo dziś ceni się specjalistów, prawdziwych ekspertów w swojej dziedzinie.
 Jest to oczywiście dobra tendencja, ale naturalnie jak we wszystkim pociąga za sobą określone konsekwencje. Wśród nich między innymi taką, że wykonanie określonej pracy na wysokim poziomie, wymaga zaangażowania określonej liczby specjalistów, pracujących w różnych działach danej firmy, w różnych pokojach lub co gorsza dla płynnej komunikacji - w różnych filiach. W rezultacie elektroniczny obieg dokumentów staje się rozwiązaniem bardzo przydatnym.
Wiadomo przecież, że kiedy informacja, dokument (fizyczny, np. faktura, lub tylko elektroniczna informacja o postępie prac) nie jest dostępny od ręki, klient odsyłany jest "od drzwi do drzwi", a w wykonawcach rośnie irytacja, no bo nie wiadomo jak stoi robota.
Czym wobec tego jest Elektroniczny Obiegu Dokumentów? Jest to rozwiązanie pozwalające na uporządkowanie, koordynowanie i kontrolowanie przepływu informacji w danej firmie, urzędzie lub instytucji. Pozwala pracownikom każdego z działów lub każdego z ogniw pracujących nad określonym zleceniem zorientować się dokładnie na jakim etapie jest wykonanie zlecenia, kto odpowiada za konkretne zadania, do kogo można się zwrócić, o ewentualną pomoc lub wyjaśnienia oraz kto i kiedy ma wykonać kolejny etap pracy lub kolejne zadanie. Porządkując zalety systemu najważniejsze to: - system obiegu dokumentów umożliwia automatyzację procesu biznesowego, dzięki czemu poszczególne dokumenty lub zadania są przekazywane pomiędzy "ogniwami" procesu wykonywania pracy zgodnie z przyjętymi w danej firmie procedurami;
- daje możliwość całkowitego lub przynajmniej częściowego zastąpienia dokumentacji papierowej, dokumentami i informacjami ujętymi w profesjonalne ramy oprogramowania;
- elektroniczny obieg dokumentów umożliwia skrupulatną kontrolę tego na jakim etapie prac znajduje się określone zlecenie, ponieważ każda operacja wykonana przez konkretnego człowieka (wykonawcę) pozostawia trwały ślad. Dzięki temu z jednej strony zarząd lub kierownictwo firmy ma obraz efektywności swoich pracowników, z drugiej konkretni pracownicy wiedzą co mają robić;
- ponadto System Obiegu Dokumentów może stanowić dobre narzędzie statystyczne i informacyjne.
Doświadczenie pokazuje, że im dana instytucja, urząd lub firma jest bardziej rozbudowana, tym większe jest ryzyko tego, że określone zlecenie gdzieś ugrzęźnie pomiędzy dwoma pokojami tego samego podmiotu. Można więc śmiało powiedzieć, że elektroniczny obieg dokumentów chroniąc skutecznie przed takim zjawiskiem nie tylko ułatwia pracę, ale wtórnie też działa na korzyść w sprawie zaufania klienta, jakim może on obdarzyć firmę, w której zawsze wiadomo kto, co, jak i gdzie.
Współredaguję poradnikową stronę www.pasaz.info.pl oferująca wsparcie dla osób prowadzących własne sklepy internetowe. |
|
| |
| Słowa kluczowe: obieg dokumentów, elektroniczny obieg dokumentów, system obiegu dokumentów |
|
|
|
|
|
|
